【リモートでもOK⁉︎】参加者30人のオンライン忘年会は成功するのか？～準備から当日編～

年末の一大イベントの忘年会で幹事を担当しました。
忘年会も無事終わり、年の瀬を駆け抜けることができてほっとしています。
前回のブログではオンライン忘年会の使用ツールを検討し、Remo Comference(リモ)を使うことをご紹介しました。
【リモートでもOK⁉︎】参加者30人のオンライン忘年会は成功するのか？～ツール選び編～

そこから少しさかのぼって、今年のムーンファクトリーの忘年会の立ち上げから当日までの流れを幹事の目線からご紹介します。

１．忘年会、どうする？

10月頃から「今年の忘年会はどうする？」という声がきこえていました。「忘年会はしたいけど、密になることは避けたい」といろいろと考えた結果、11月に入ってから、今年の忘年会はコロナに配慮したオンラインでの開催にすることが決まりました。

忘年会の開催が決まると、はじめに幹事を選びます。今年は幹事リーダーをあみだで選び、その後リーダーに他の幹事メンバーを指名してもらいました。

幹事リーダーを決めるあみだの様子もMEETで配信

2．オンラインでできること、できないことの切り分け

幹事が決まると、例年はできていたが今年はできそうにないもの、形を変えればできそうなものを話し合いました。密を避けるため、思いついたことを社内チャットに書き込んで数がそろったところで話し合い、具体的な形にしていきました。

密に配慮した話し合い

「お店を貸し切ってのごはんは難しそうだけど、お弁当を注文したらいけるよね」
「終日リモートの方には自分の好みでお弁当を買っていただいて、あとで清算する形なら大丈夫そう」
「プレゼント交換はむずかしそう......今年は交換はなしにして幹事でプレゼントを用意しよう」
「オンラインであそべるミニゲームについていろいろ案を出したけど、こういうのもあるよね」

事前にチャット内で話し合うポイントを決めていたので、短時間の話し合いでも忘年会の輪郭が鮮明になりました。
あれもこれも......と欲張るとまとまりがなくなりそうなので、テーマを一つに絞ることになりました。

テーマはずばり、「LIVE配信型オンライン忘年会」

ムーンファクトリーの一年をクイズ形式にして振り返りつつ、正解数を競っていくというチーム型のクイズ番組のイメージです。
幹事のメンバーがディレクター、デザイナー、プログラマー、コーダーと職種豊かだったため、役割を分担してそれぞれが準備にとりかかりました。会社から帰り、黙々と忘年会の準備を進めていきました。

3．忘年会当日の様子

朝はいつもどおり賑やかだった忘年会当日の社内。自宅から忘年会に参加していただくために、午後はほとんどのスタッフが帰宅して、リモート作業へ切り替えました。社内は夜が近づくにつれて静かになっていきました。

開催準備中社内に残って配信するメンバーもアルコールを常備して消毒を徹底

そして、業務終了後にいよいよ忘年会が始まりました。
事前に新ツールRemoの講習をしていたため、時間と同時にトラブルもなく開催できました。

Remoの画面　左側がLive配信画面、右側のチャットは忘年会参加者が自由に書き込めます

Live画面にパワーポイントで作成したクイズを表示しつつ、参加者の方にはそれぞれ個人のスマホで回答してもらってチームと個人の点数を集計。
パワーポイントの画面がパノラマのようにスライドしたり、回答の締め切りまでの時間をカウントしたりと、テレビ番組さながらのつくりで会場を盛り上げました。

参加スタイル　PCとスマホを交互に見ます

リアルタイムでチャットに感想が書き込まれたり、休憩時間はチーム毎にビデオ通話をしたりと、それぞれ自宅からの参加で距離は離れていましたが、コミュニケーションに不便はなかったかと思います。

4．オンラインでの忘年会を通じた新たなチャレンジ

新しく導入したRemoは、私たちが忘年会でやりたかったことを満たせるツールで、距離に関わらず一体感を得られる使用感は、社内でも好評でした。

また、予想外だったのはパワーポイントです。
普段の仕事ではパワーポイントで大きなアニメーションを付けた資料を作ることはほとんどありませんが、様々な効果を付けることでクイズをテレビ番組やネット番組のように臨場感をもって出題することができて、使い慣れたツールの新たな一面を知りました。
チャットでは、普段の仕事では使わない機能を駆使したスライドを見て、「これ、パワーポイントなの！？」と驚く言葉が飛び交いました。

いままで使ったことのないツールを使用したり、普段仕事に使っているツールの機能を追及したりしたことで、忘年会前までは知らなかったことを知る良い機会になりました。

５．忘年会を終えて

今年は社会全体で環境が変わり、新たな環境に合わせるために試行錯誤も多くありました。しかし、これまでの経験があったからこそ、忘年会で良いチャレンジができたのではないかと思います。

2021年もムーンファクトリーは変わらぬ心を持ちながら、柔軟に変わり続けます。