【面白失敗編】Zoomでやるべき3つのこと~これであなたも後悔しない~

新型コロナウイルスの影響で在宅ワーク(テレワーク)が増え、お客さまとの対面でのお打ち合わせが難しくなりました。 最近では、直接お会いすることよりも、オンライン会議を行う方が多くなったように思います。

でも、何度やっても予想外のことが起こるのがオンラインでのお打ち合わせです。「こんなはずじゃなかった......!」と後悔したことが、何回あるかわかりません。
そこで今回は、Zoomミーティングで実際にあった恥ずかしい失敗談から学んだ、「やっておいた方が良い3つのこと」をご紹介します。

まずは、1つめ

1.「発言しない時はミュートにするべし!」

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会社の自席でマスクをつけて、いつものようにZoomミーティングをしていた時のこと。
同じミーティングに参加している同僚から、こっそりとチャットが遅れてきました。

同僚 Kさん「〇〇さん、いますぐ音声ミュートにして!!!」

私「あ、はい。わかりました。」 

返信してすぐにミュートにしたものの「え?なぜ?」と思いました。特に私は発言もしないで、静かに話を聞いていただけだったからです。

不思議に思ったので、ミーティングが終わってから理由を聞いてみました。すると......

同僚 Kさん「〇〇さんの苦しそうな鼻息が響き渡ってたよ」

......!?!?

何ということでしょう。私の鼻息が会議を遮ってしまっていたとは......。
うわ、恥ずかしい......!イヤホンで参加していた方もいたのに......!!

これ以降、私は自分が発言をしない時はミュートにするようにしています。
鼻息以外にも、自分が出してしまう何気ない音が雑音になってしまうからです。

みなさん、発言しない時はミュートにすることをおすすめします。

次に、2つめ

2.「周りに人がいない場所を選ぶべし!」

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会社の自分のPCから各自でZoomミーティングに参加していた時のこと。
同じ会議に参加している同僚のマイクから、聞き覚えのある声が聞こえてきました。

「現在弊社ではオフィスの移転は考えておりませんので、せっかくお電話いただいたところ申し訳ございませんが......」

そう。あれは同僚のNさんの声。
恐らく営業の電話に対してお断りをしているところだと思いますが、何を話しているかはっきりと聞こえていました。

もしもこれが営業電話でなく、お客さまとの電話だったら......?
情報漏洩に繋がってしまいそうなシーンに、とてもヒヤっとしました。

他の人のミーティングの声や同僚の会話の声が飛び交う中でオンラインミーティングを行うと、他のお客さまへ知られてはいけない情報を漏洩してしまう可能性があります。 みなさん、周りの声が聞こえない静かな場所で行うことをおすすめします。

最後に、3つめ

3.「ブラウザのタブ、未整理デスクトップは見えないようにするべし!」

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これは私ではなく、お客さまの様子を見て「自分も気を付けよう」と思った失敗談。
画面共有をしていただいていた時の話です。

画面共有には、特定のページを開く、パソコンの画面をそのまま共有するなどいろいろな方法があります。
そのお客さまが使った方法は、パソコンの画面をそのまま共有する方法でした。

資料を探す度に見えるのは、整理されているのかいないのかわからないごちゃごちゃのデスクトップ。
ブラウザを移動する時に見えてしまった、社内の共有スケジュール表。
そして、絶対に外部の私が見てはいけないであろう、メールの受信一覧......。

どれもチラっと見えた程度ではありますが、タイミングや視線の位置によって、はっきりと内容が見えてしまったモノもありました......。

私も気づかず内にやっていた可能性もあります。頭の中をPマークが駆け巡ります。
正直、とてもヒヤっとしました。

みなさん、必要のないものが見えないように会議前に整理することをおすすめします。

これであなたも、Zoomミーティングで失敗しない......はず!

いかがでしたか?

当たり前のことかもしれませんが、この記事をきっかけに、Zoomミーティングで恥ずかしい失敗をする方が少なくなれば嬉しいです。

また、「こんな機能知らなかった!」「おすすめの設定は?」などなど、Zoomで知っておくと得するZoom機能の活用編をYoutubeで紹介しています。
よろしければ是非、ご覧ください。

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P.S.
そういえば、設定してたバーチャル背景が切れて恥ずかしい家があらわになんてこともありました......。
バーチャル背景に頼り過ぎず、部屋はある程度綺麗にしておきたいものです。